Purwokerto, Selasa, 6 Mei 2025, Sekretariat Lembaga Kemahasiswaan Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan (FTIK) Universitas Islam Negeri Prof. K.H. Saifuddin Zuhri Purwokerto menjadi tempat pelaksanaan kegiatan Diklat Administrasi yang diselenggarakan oleh Komisi B Senat Mahasiswa FTIK. Acara yang bertemakan “Optimalisasi Administrasi Organisasi dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Kinerja Lembaga Kemahasiswaan FTIK” ini dihadiri oleh 79 peserta yang merupakan perwakilan dari Dewan Eksekutif Mahasiswa (DEMA), Himpunan Mahasiswa Program Studi (HMPS), dan berbagai komunitas mahasiswa di lingkungan FTIK.

Kegiatan dimulai pada pukul 08.00 dan berlangsung hingga 11.30 WIB. Acara dibuka dengan sambutan dari Ketua Senat Mahasiswa FTIK, Muhammad Zidna Mubarok, yang menekankan pentingnya penataan administrasi yang baik sebagai langkah awal dalam menciptakan lembaga kemahasiswaan yang akuntabel, transparan, dan profesional. “Administrasi yang rapi dan terstruktur adalah kunci untuk mendukung tercapainya tujuan bersama dalam menjalankan setiap program kerja organisasi kemahasiswaan dengan lebih efisien dan efektif,” ujar Zidna.

Sambutan dilanjutkan oleh Wakil Dekan III FTIK, Prof. Dr. H. Subur, M.Ag, yang memberikan arahan mengenai pentingnya sinergi dan koordinasi antar lembaga kemahasiswaan di lingkungan FTIK. Beliau menjelaskan bahwa keberhasilan sebuah lembaga kemahasiswaan tidak hanya ditentukan oleh kegiatan yang dilakukan, tetapi juga oleh sistem administrasi yang mendukung seluruh operasional kegiatan tersebut. “Pemahaman bersama mengenai prosedur administrasi yang benar akan menciptakan keseragaman dalam setiap langkah yang diambil oleh lembaga-lembaga kemahasiswaan, yang pada akhirnya akan membangun sistem organisasi yang tertib, efisien, dan terstruktur,” jelas Prof. Subur.

Setelah sesi sambutan, acara berlanjut dengan Rapat Koordinasi antar Lembaga Kemahasiswaan FTIK. Rapat ini menjadi wadah diskusi terbuka bagi seluruh pengurus lembaga kemahasiswaan untuk menyelaraskan pemahaman mengenai berbagai aspek teknis yang berkaitan dengan administrasi organisasi, seperti prosedur pengajuan proposal kegiatan, mekanisme pelaporan kegiatan, serta koordinasi keuangan dan administrasi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku di fakultas. Rapat koordinasi ini juga membuka ruang bagi pengurus lembaga kemahasiswaan untuk berbagi pengalaman, tantangan, dan solusi dalam pengelolaan administrasi, sehingga tercipta suasana kerja yang lebih kolaboratif dan produktif di kalangan organisasi mahasiswa FTIK.

Pada sesi berikutnya, kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan materi dari tiga narasumber yang sangat kompeten di bidang administrasi dan manajemen organisasi. Hj. Nida Umi Farhah, M.Si, salah satu narasumber yang hadir, memaparkan secara rinci mengenai sistematika dan tata cara penyusunan proposal kegiatan yang baik dan sesuai dengan prosedur yang berlaku di fakultas. Materi yang disampaikan oleh Hj. Nida memberikan panduan praktis bagi pengurus lembaga kemahasiswaan untuk merancang proposal kegiatan yang tidak hanya menarik, tetapi juga memenuhi semua persyaratan administrasi yang diperlukan untuk memperoleh persetujuan dari pihak fakultas.

Khairul Anam, S.Pd.I, narasumber kedua, memberikan materi yang sangat penting mengenai penyusunan laporan pertanggungjawaban, terutama terkait dengan transparansi dan akuntabilitas dalam pelaporan keuangan kegiatan mahasiswa. Ia menekankan pentingnya kejelasan dan keakuratan dalam setiap laporan keuangan yang disusun, guna memastikan bahwa seluruh anggaran yang dikeluarkan selama kegiatan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik kepada pihak fakultas dan peserta. “Laporan yang akurat dan transparan adalah bukti integritas lembaga kemahasiswaan,” ujar Khairul.

Adapun Hargiyanto Syamsu Suwandhito, A.Md, sebagai narasumber ketiga, menjelaskan secara teknis tentang prosedur dan alur proposal laporan pertanggungjawaban yang sesuai dengan ketentuan bendahara dan sistem administrasi kampus. Hargiyanto memberikan pemahaman yang mendalam mengenai bagaimana cara menyusun laporan yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh pihak fakultas, sekaligus menjaga integritas dan efisiensi dalam pengelolaan anggaran kegiatan. Pemaparan materi ini sangat bermanfaat bagi pengurus lembaga kemahasiswaan yang ingin memastikan bahwa kegiatan yang mereka jalankan dapat berlangsung dengan lancar dan terstruktur, serta dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.

Dengan terlaksananya Diklat Administrasi ini, seluruh pengurus lembaga kemahasiswaan FTIK diharapkan dapat lebih siap dan terampil dalam menyusun serta mengelola administrasi kegiatan secara profesional. Tidak hanya itu, diharapkan juga dapat mengelola setiap kegiatan secara tepat waktu, sesuai dengan prosedur yang berlaku, serta mampu menjalankan tugas dengan akuntabilitas yang tinggi. Diklat ini memberikan kontribusi yang signifikan dalam menciptakan lembaga kemahasiswaan yang lebih efisien dan efektif, serta dapat menjadi teladan bagi lembaga kemahasiswaan lainnya dalam hal pengelolaan administrasi yang baik. Semoga kegiatan seperti ini dapat terus diadakan untuk meningkatkan kualitas organisasi kemahasiswaan di FTIK, dan membawa dampak positif bagi perkembangan lembaga dan mahasiswa secara keseluruhan.